イベント案内・受付管理システム Reception Local

• 名簿管理：CSV取込・項目の対応付け、参加者の追加・編集、申込番号の自動採番、名簿のCSV保存。
• 案内の作成：QR・バーコードの発行、招待状テンプレートと独自文章の編集、PDF出力、はがきの表面・裏面印刷。
• メール配信：名簿から送信対象を選び、QRコード付き案内を送信。送信前の確認とテスト送信にも対応。
• 当日の受付：カメラ・外付けリーダーによるQR受付、氏名検索、当日参加者の追加、二重受付の防止、受付済みの取消。
• 複数端末：同じローカルLANにつないだPC・タブレットで受付情報を共有。タブレットで参加者自身が受付できます。
• 運用・記録：受付結果のCSV出力、バックアップ、監査ログ、端末の登録・管理。

PC1台で始める「かんたん受付」と、案内配信や複数端末を使う「イベント運用」を切り替えられます。イベントや名簿は共通で使用します。

親機のWindows PCがデータを管理し、子機のタブレットがブラウザで接続します。名簿や受付記録は親機内のデータベース（SQLite）に保存します。

1. PC1台の場合：親機で名簿を取り込み、そのPCでスタッフが受付します。
2. タブレットを使う場合：親機と子機を同じWi-Fi・ローカルLANにつなぎます。親機のHTTPS接続を使い、証明書の設定と端末登録を行います。
3. メールやフォームを使う場合：インターネット接続と各サービスの設定が必要です。

名簿の準備が済んでいれば、基本の受付はインターネットなしでも使えます。子機を使用する場合はローカルLANと親機の起動が必要です。受付中は親機をスリープさせないでください。

1. インストール・初期設定：Windows版を親機にインストールし、管理者と使用モードを設定します。
2. イベントと名簿を準備：開催日時・受付時間を設定し、CSV取込または参加者追加で名簿を作ります。
3. 案内を送付：招待状を作成するか、メールの接続設定・テスト送信を済ませてQR付き案内を配信します。
4. 当日の端末を準備：必要に応じてタブレットを登録。実際の会場・機器でQRの読取りと親機への反映を確認します。
5. 受付開始・終了：受付時間とイベント状態を確認して受付を開始。終了後は結果のCSV保存とバックアップを行います。

GoogleフォームやMicrosoft Formsなどで参加申込を受け付け、回答をCSVにしてReception Localへ取り込めます。CSVで取り込む場合は、クラウド接続の設定は不要です。以下の「CSV見出し」と同じ項目名にすると、自動で対応付けしやすくなります。別の項目名でも取込画面で対応を選べます。

最初はこの項目で始められます

氏名・フリガナ・メール・団体名・所属を基本に、必要に応じて電話番号や住所を追加します。システム上の必須項目は「氏名」だけですが、紙名簿を五十音順にするならフリガナ、QR付きメールを送るならメールもフォームで必須にすることをおすすめします。氏名とフリガナは、それぞれ姓・名を1つの回答欄にまとめてください。

フォームの回答から取り込むまで

1. 上の項目を参考にフォームを作り、参加申込を受け付けます。
2. 回答をCSVで保存します。Excel形式で取得した場合は、回答の表をCSV UTF-8形式で保存してください。
3. Reception Localで対象イベントの「名簿管理」→「CSVを取り込む」を開き、CSVを選びます。イベントの受付中は取り込めないため、事前に行うか受付を終了してください。
4. 列の対応付けを確認します。「タイムスタンプ」やアンケート回答など、名簿に不要な列は取り込まない設定にします。氏名が姓・名に分かれている場合は、CSV側で1列にまとめてください。
5. プレビューで件数・氏名・メール・エラーを確認して取り込みます。まず架空データ数件で試すと確認しやすくなります。
6. QR付きメールを送る場合は、取込時のメール対象設定または参加者の案内方法を確認し、メール配信画面で対象と本文を確認して送信します。CSV取込だけではメールは自動送信されません。

コピーして使えるCSV見出し

基本項目の例です。1行目にこの見出し、2行目以降に1人1行で回答を入れます。使わない列は省略できます。

外部申込番号,氏名,フリガナ,メール,団体名,所属,電話番号,郵便番号,住所1,住所2,住所3,備考

案内方法・宛名種別・敬称をCSVで指定する場合

この3項目は、参加者に回答してもらわず、主催者がCSVに追加するか取込後に設定しても構いません。CSVでは「メール」「様」などの日本語ではなく、次のコードを入力してください。

再取込と住所について：同じ申込を更新するときは、同じ「外部申込番号」を付けて更新モードを選びます。氏名やメールだけでは既存参加者と自動照合しないため、IDなしで繰り返し取り込むと重複登録になる場合があります。システム内の受付番号（A000001など）は自動採番される別の番号です。また、CSV取込では郵便番号から住所は自動補完されません。郵送する場合は住所1～3もCSVに含めてください。

取込上限は1回につき参加者1万行・20MBです。UTF-8（BOM付き可）またはShift_JIS／CP932を選択できます。受付済みや領収書受け渡し済みの状態は、このフォーム項目からは取り込みません。

メールを送る

Gmail／Google WorkspaceなどのSMTP、またはGoogleのクラウド接続を設定します。SMTPでは送信元メール・ユーザー名・接続先・認証情報を登録し、接続テスト、テスト送信の順に確認します。GmailのSMTPでは、アカウント側の設定に応じてアプリパスワードが必要です。通常のログインパスワードとは異なります。

フォームの回答を取り込む

Googleフォーム、またはMicrosoft Formsの回答が記録されるExcelと連携できます。クラウド側のアプリ登録・アカウント接続を行った後、対象フォーム／Excelを選び、「氏名」「メール」などの回答項目と名簿項目を対応付けます。

自動取込を有効にすると、親機の起動中、準備段階のイベントで定期的に回答を取り込みます。Microsoft側は職場・学校アカウントの回答Excelを使用します。回答の取込だけでは案内メールは自動送信されません。配信対象と本文を確認して送信を開始してください。

CSVだけで運用する場合、フォーム連携の設定は不要です。外部サービスの権限や組織の設定により、利用できる接続方法が異なります。

次の内容を操作画面とともに説明しています。

• システムの概要・構成、2つのモードと当日の運用
• イベント作成、名簿・CSV、招待状とはがき
• メール接続、配信対象の選択、テストと送信
• フォーム連携、クラウド接続・受信確認、項目設定
• 親機・子機の設定、証明書、端末登録、カメラ受付
• 受付取消、CSV出力、バックアップ、ログインの再設定、トラブル時の確認

QRコード専用リーダーは必要？

カメラでの読取りに対応しています。外付けリーダーも使用できます。ピント・明るさ・QRの表示サイズによって読み取りやすさが変わるため、当日使う機器で事前に確認してください。

タブレットだけで使える？

親機となるWindows PCが必要です。タブレットは親機につないで受付する子機として使用します。子機のカメラを使うには、安全な接続とカメラの使用許可が必要です。

データはどこに保存される？

名簿と受付記録は親機のPC内に保存されます。メール送信やフォーム連携を使う際は、設定した外部サービスとの通信が発生します。PCの管理とバックアップを行い、参加者情報の取扱いを主催者内で決めてください。

本番前に何を確認する？

実メール送信、QR受付、Android子機からの受付と親機への反映は動作確認済みです。フォームの外部接続、印刷、カメラ切替などは、利用するアカウントや実機で確認してください。マニュアルに沿って少人数で一連の流れを試してから本番に使用します。